Risicobeheer

Een goed bedrijfsrisicobeheer betekent in de praktijk dat we mogelijke scenario’s oplijsten en maatregelen nemen die de risico’s verminderen en ons in staat stellen de mogelijke gevolgen ervan snel en accuraat te verhelpen. In 2018 lag de focus op het integreren van het risicobeheersproces in de strategische beleidscyclus. De oplijsting van de strategische risico’s gebeurde simultaan bij het bepalen van de strategische doelstellingen.

Het belangrijkste risico voor 2018 was het garanderen van de continuïteit tijdens het invullen van de nieuw geformuleerde functies binnen de nieuwe organisatiestructuur. De opmaak van waterleverings- en waterveiligheidsplannen en de beheersing van de financiële risico’s blijven permanente aandacht vragen.

Om ook in de toekomst een toonaangevend waterbedrijf te blijven, maakt De Watergroep de overstap van een geografisch georganiseerde naar een procesgestuurde organisatie met meer aandacht voor kennisoverdracht en innovatie.

De organisatiestructuur was in 2017 al uitgetekend en op directieniveau ingevuld. In 2018 werden de functies op managementniveau ingevuld. Doordat bestaande structuren verdwenen en nieuwe structuren nog niet werden ingevuld, ontstond het risico dat de continuïteit niet gegarandeerd kon worden. Als mitigerende maatregel wordt de hele reorganisatie projectmatig opgevolgd met bijzondere aandacht voor het veranderingstraject. Om de continuïteit te garanderen werden alle functies verhangen binnen de bestaande structuur onder het nieuwe management.

WATERLEVERINGSPLANNE EN WATERVEILIGHEIDSPLANNEN

Het grootste risico van De Watergroep is een onvermogen om aan onze kerntaak te voldoen: 24 uur per dag en 7 dagen per week kwaliteitsvol drinkwater leveren. Mogelijke oorzaken zijn een onvoldoende beschikbare toegang tot waterbronnen of een besmetting van het drinkwater.

Om een duidelijk overzicht te hebben van de beschikbare watervoorraden werden de waterleveringsplannen in 2018 aangevuld met de overgenomen gebieden van I.W.V.B./Vivaqua. Die plannen werden opgesteld voor het volledige leveringsgebied, onderverdeeld in bevoorradingsgebieden die op hun beurt bestaan uit meerdere verbruikszones. Naast een overzicht van de technische infrastructuur omvat het leveringsplan per verbruikszone de capaciteit en levering onder niet-verstoorde omstandigheden. Om een beeld te krijgen van de robuustheid van de leveringszekerheid is voor elke installatie of hoofdleiding in kaart gebracht hoe een uitval kan worden opgevangen via de beschikbare reservecapaciteit en/of via verbindingsmogelijkheden met andere gebieden. Uit die sterkte-zwakteanalyse worden benodigde investeringen afgeleid om de leveringszekerheid te verbeteren, zoals het uitbreiden van de wincapaciteit uit grond- of oppervlaktewater, het verhogen van de zuiveringscapaciteit, het versterken van het toevoernet of verbindingen met andere drinkwaterbedrijven.

Om het kwaliteitsrisico te beperken, werden waterveiligheidsplannen opgesteld waarin alle huidige en toekomstige risico’s voor de winning, de zuivering en de distributie van drinkwater geïdentificeerd en nauwkeurig geïnventariseerd worden. Expertgroepen hebben de bedreigingen beoordeeld en het risico bepaald. Risicomanagement is een continu proces. Daarom worden de waterveiligheidsplannen periodiek getest en herzien. Er is een coördinator waterveiligheidsplannen actief die de planning- en controlecyclus vastlegt en bewaakt. Zo kunnen we de permanente levering van kwaliteitsvol drinkwater, nu en in de toekomst, nog beter waarborgen.

Naast de waterveiligheidsplannen zorgen een 24/7-wachtdienst, performante informatica- en communicatiesystemen, en een goed uitgewerkt staalnameprogramma voor een optimale controle. Langlopende overeenkomsten met andere drinkwaterbedrijven en de uitbouw van een nooddrinkwatervoorziening in samenspraak met AquaFlanders laten eveneens toe bij calamiteiten snel een oplossing te bieden en de klanten een minimale dienstlevering te waarborgen.

FINANCIËLE RISICO'S

Het debiteurenrisico en het renterisico worden als de belangrijkste financiële risico’s beschouwd.

Om het debiteurenrisico te beperken, rekent De Watergroep op een goed uitgebouwd intern debiteurenbeheer. Er wordt gewerkt met driemaandelijkse tussentijdse aanrekeningen, die ervoor zorgen dat het risico per openstaande drinkwaterfactuur beperkt blijft. Als die maatregelen niet zorgen voor een tijdige inning, is het mogelijk een beroep te doen op het uitgewerkte externe debiteurenbeheer, dat opgesplitst wordt in een minnelijke en een gerechtelijke fase.

Het renterisico wordt beheerst door zowel de oorzaak als de gevolgen aan te pakken. De Watergroep probeert de schuldlast te beperken door de opmaak van een investeringsplan op lange termijn, een uitgavenbudget en een uitgewerkt monitoringsysteem om de schuldgraad optimaal te beheersen. Door een permanente opvolging van de uitstaande leningen en een maximale spreiding over looptijden, aanbieders en vervaldagen wordt het financiële risico beperkt.

De leden van het auditcomité zijn benoemd door de raad van bestuur en hebben als rol toezicht te houden op de interne controlesystemen (inclusief risicobeheer).

Het auditplan wordt goedgekeurd door de raad van bestuur. De bevindingen van de audits worden rechtstreeks gerapporteerd aan het auditcomité. De interne audit en risicobeheer werken nauw samen. De risicoanalyse wordt gebruikt om het driejaarlijkse auditplan op te maken. Het bedrijf EY voert als onafhankelijke partij de interne auditwerkzaamheden uit. De bedrijfsrisicobeheerder coördineert intern met de directies en afdelingen de opmaak van een actieplan om de aandachtspunten uit de audits concreet aan te pakken. Het auditcomité moet beoordelen of de actieplannen voldoende zijn om het risico af te dekken en krijgt halfjaarlijks een status van de openstaande en gesloten bevindingen in de vorm van een opvolgingsaudit. Een groot deel van de openstaande opvolgpunten zijn gekoppeld aan het veranderingstraject naar een nieuwe organisatiestructuur.

In 2018 werden naast 2 opvolgingsaudits nog de volgende auditthema’s opgenomen:

• Controle op de jaarrekeningen
  De opmerkingen van de externe revisor op het financieel jaarverslag worden jaarlijks uitvoerig besproken op het auditcomité voordat de jaarrekeningen ter goedkeuring worden voorgelegd aan de raad van be-stuur.
• Auditbeheer vaste activa
  Het doel van deze audit was enerzijds om inzicht te krijgen in de genomen acties met betrekking tot eerde-re audits vastgoed (2016), sleutelplan (2015) en leidingen (2014) en anderzijds om inzicht te geven in de maturiteit van het assetmanagement. In het onderdeel ‘onderhoud en levenscyclus voor de leidingen en de winningen’ scoort De Watergroep maturiteitsniveau 3. Door het implementeren van conditiestaatmetingen en waterveiligheidsplannen met daarnaast een goed ontwikkeld geografisch informatiesysteem (GIS) is dit onderdeel goed ingebed in het bedrijf. Voor de andere onderdelen scoort De Watergroep maturiteitsniveau 2, in ontwikkeling. De meeste onderdelen worden opgenomen binnen de aan de gang zijnde reorganisatie. Een centraal aangestuurde procesorganisatie maakt het mogelijk om een eenduidige strategie en visie te ontwikkelen en te implementeren.

• Zorgzaamheid medewerkers
  Zorgzaamheid is 1 van de 5 waarden van De Watergroep. Het doel van deze audit was om na te gaan hoe deze waarde beleefd wordt in het kader van welzijn en veiligheid op de werven en bij het gebruik van materialen. Gebrek aan kennisdeling en kennisverspreiding omtrent geldende veiligheidsvoorschriften en gebrek aan doordrongen veiligheidscultuur zijn werkpunten met een hoog risico. Het management engageert zich om van veiligheid een gedeelde verantwoordelijkheid te maken. In samenwerking met hr en IDPB worden vanaf 2019 gestructureerd toolboxsessies georganiseerd. 
  
  
• Cyberbeveiliging in het kader van de NIS Directive
  Evalueren in hoeverre De Watergroep conform is met de opkomende Europese directieve ‘Network and Information Systems Directive’ (NIS Directive) was het doel van deze audit. De bevindingen rond het opsporen van cyberaanvallen en planmatig herstel werden als een hoog risico omschreven. Het management heeft al een project opgestart met als doel een ISO27001-certificering te behalen binnen de twee jaar na publicatie van het KB. Daarnaast zullen incident respons-plannen in het kader van cybersecurity worden opgenomen in het noodplan waterkwantiteit.

Tot slot volgt het auditcomité de meldingen op die binnenkomen op het meldpunt. Klokkenluiders kunnen hier onregelmatigheden melden en rekenen op een vertrouwelijkheidsgarantie. In 2018 werden 2 meldingen geregistreerd.